Sve je više tvrtki koje se odlučuju na poslovanje bez papira. U takvom poslovanju, korištenje papira se što je više moguće smanjuje te se koriste digitalni dokumenti i uređaji.
Razlozi za prelazak na ured bez papira su mnogobrojni: sveprisutna digitalizacija, ušteda, povećanje efikasnosti i dr.
No, prelazak na ured bez papira je proces koji traje – ne događa se preko noći. Pošto zahtjeva puno planiranja i truda, mnogi se boje napraviti taj korak. Istovremeno, ako poslovanje želi postati (i ostati) konkurentno i ići u korak s vremenom, taj prelazak postaje potreba.
1. Pokrenite se
Statistike pokazuju da je glavni razlog zašto organizacija ne prelazi na ured bez papira nedostatak inicijative od strane uprave.
Informirani zaposlenici će priželjkivati takav ured, jer im omogućava fokusiranje na bitne zadatke, ubrzanje aktivnosti, automatiziranje repetitivnih poslova i slično. No ako uprava ne pokrene postupak i ne pruža potrebna sredstva za isti, sami djelatnici ne mogu ništa učiniti.
Stoga je bitno da uprava pokaže inicijativu i uvede svoju organizaciju u budućnost bez papira.
2. Osigurajte si da su zaposlenici na Vašoj strani
Iako ured bez papira djelatnicima donosi mnoge koristi, oni se mogu protiviti promjeni, što može otežati proces uvođenja.
Često protivljenje proizlazi iz neznanja, te im je stoga bitno objasniti što će dobiti digitalizacijom ureda: čim zaposlenici shvate da manje papira znači manje utrošenog vremena i energije, izgledno je da će stati na stranu digitalizacije. U istu svrhu, potrebno je odgovoriti na sva njihova pitanja, primjerice oko sigurnosti dokumenata.
Korisno je naglasiti kako će i interakcija s korisnicima postati ugodnija, jer će i oni biti zadovoljniji pružanom uslugom.
3. Napravite plan
Prelazak na ured bez papira je proces koji se ne događa preko noći. Zbog toga svaka organizacija mora napraviti detaljan plan koji će pratiti tijekom prolaznog razdoblja.
Za početak, bit će potrebno organizirati sve postojeće dokumente u sustav koji odgovara pojedinoj organizaciji. Ovaj se zadatak može dodijeliti raznim odjelima individualno, na način da svaki odjel prolazi kroz i sortira vlastite dokumente. Tijekom ove faze preporučljivo je odrediti koje je dokumente potrebno sačuvati, a koje baciti.
Često se u fizičkim arhivama čuvaju stari, zaboravljeni i nepotrebni dokumenti. Iskoristite ovu fazu kako biste očistili svoje arhive.
4. Odaberite softver
Pronađite softver za digitalno upravljanje dokumentima koje najbolje odgovara Vašim potrebama.
Danas postoje mnoga rješenja koja nude navedenu uslugu, te je stoga bitno pažljivo procijeniti za koji ćete se odlučiti.
Ne smijete se potcijeniti – odabirom EFSS sustava kao što su Google Docs ili DropBox dobivate isključivo usluge spremanja i dijeljenja dokumenata. S druge strane, to ne znači da morate obavezno birati “enterprise” rješenja, koja mogu biti komplicirana i skupa. Omega software nudi jedinstveno rješenje koje se može prilagoditi svakoj organizaciji.
Uz Centrix2 dobivate vrhunski softver koji vam pomaže uštedjeti vrijeme i novac, te čuva sigurnost Vaših podataka.
5. Uvedite novi softver
Ovisno o veličini i vrsti organizacije, uvođenje novog softvera će izgledati svaki put drukčije te trajati dulje ili kraće.
Prema Vašim željama i potrebama, može se prvo uvesti testna verzija ili dokaz koncepta (POC), koji će prikazati kako odabrani softver rješava glavne probleme organizacije. Zatim, ako je moguće, rješenje će se izmijeniti i prilagoditi kako bi postalo što jednostavnije za korištenje.
Konačno, kada se postigne finalni dogovor oko svih detalja, rješenje se uvodi.
6. Organizirajte obuku
Obuku možete održati u bilo kojem trenutku tijekom procesa digitalizacije, bitno je samo da se ne izostavi.
Naime, ako djelatnici ne nauče koristiti program, Vaš projekt će vjerojatno propasti. Dogovorite obuku za sve djelatnike od kojih se očekuje da rade u novom softveru i pokažite im sve što moraju znati. Objasnite im kome se mogu obratiti ako imaju dodatnih pitanja.
Posvetite se ovom dijelu projekta, i s vremenom će Vaši djelatnici prepoznati kvalitetu i korist odabranog rješenja.
7. Uživajte u rezultatima
Nakon uspješno završene implementacije softvera za digitalno poslovanje, Vaš je posao većinom gotov. Kada jednom postanete ured bez papira, lako je ostati takvim.
Kako vrijeme bude odmicalo, primjećivat ćete dobrobiti koje vam donosi digitalni ured:
- ušteda vremena i novaca,
- povećana sigurnost dokumenata,
- zadovoljni djelatnici i
- kvalitetnije obavljeni poslovi
Želite li i vi preći na ured bez papira? Kontaktirajte nas već danas!
O Omega Software
Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših rješenja implementiramo Centrix2 – suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje uredskim poslovanjem. Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
Pročitajte više o nama.
