Kada se priča o centralizaciji podataka, često se spominje kako je to novi popularni “trend” u poslovnom svijetu te kako ima mnoge dobrobiti za tvrtke koje ga odaberu. No, odabir između centralizacije ili decentralizacije nije nužno jednostavan.
Odgovorna osoba tvrtke mora znati koja je razlika između ta dva sustava te ih zatim pažljivo procijeniti kako bi donijela najbolju odluku.
Kako bismo pomogli u donošenju te odluke, u ovom ćemo članku objasniti što su centralizacija i decentralizacija podataka, koje su sličnosti i razlike između istih te koja je opcija najbolja za vaše poslovanje.
Centralizacija i decentralizacija
Centralizacija podataka označava sustav u kojem su svi podaci, kako sama riječ kaže, centralizirani. Stoga se svi podaci nalaze na jednom mjestu te njima upravlja limitiran broj osoba ili specijalizirani odjel.
Podaci u ovom slučaju označavaju općenito dokumente i datoteke, koji mogu biti papirnati i/ili digitalni. Tako je moguće imati jednu fizičku lokaciju (ured, arhiva) u kojoj se dokumenti nalaze, ili digitalnu bazu podataka koja se nalazi na jednoj lokaciji.
U decentraliziranom sustavu, s druge strane, papirnati se dokumenti čuvaju u raznim uredima u tvrtki. Ovdje kontrolu nad dokumentom ima osoba koja je isti i stvorila. U slučaju digitalnih datoteka, baze podataka su spremljene na više uređaja iako se korisnicima prikazuju kao jedinstvena baza podataka.
Centralizacija – prednosti i nedostaci
U centraliziranom sustavu, u slučaju papirnatih dokumenata, svi se nalaze na istom mjestu. Prostor u kojem se čuvaju dokumenti je siguran: pristup istome se limitira, primjerice zaključavanjem.
Zaposlenici koji trebaju određeni dokument moraju tražiti odobrenje odgovornih osoba, te se pristup evidentira kako bi se u svakom trenutku znalo gdje se dokument nalazi. U digitalnim bazama podataka, centralizacija omogućava brz i lak pristup datotekama te smanjuje dupliciranje. Svi djelatnici imaju pristup istim dokumentima, koji time postaju pouzdan izvor informacija, olakšavaju suradnju i štede vrijeme.
S druge strane, kada su fizički dokumenti centralizirani, zaposlenici mogu ponekad dugo čekati kako bi dobili pristup istima. Uz to, zapošljavanje odgovornih osoba koje će pratiti spremište dokumentacije donosi dodatne troškove za tvrtku. Konačno, izgradnja ili prenamjena prostorije u kojoj će se dokumentacija čuvati isto tako može financijski opteretiti tvrtku.
Srećom, svi se navedeni nedostaci odnose na fizičke dokumente te ih možete izbjeći odabirom digitalne centralizacije podataka i dokumenata.
Decentralizacija – prednosti i nedostaci
Decentralizacija je sustav koji odgovara pojedincu i potiče samostalnost. U takvom sustavu, svaki ured čuva svoje dokumente u svojim arhivama, bilo fizičkim, bilo digitalnim. Iako to može zvučati idealno pojedinom djelatniku, općenito tvrtci uzrokuje puno problema.
U decentraliziranom sustavu je teško doći do podataka: ako djelatniku treba dokument koji se ne nalazi u njegovom uredu, mora provesti sate locirajući ga. Zbog toga je također teško uspostaviti suradnju između odjela te su grupne aktivnosti (kao primjerice rad na projektima) spore i stvaraju frustraciju. Uz to, u ovom sustavu je sigurnost dokumenata skoro pa nepostojeća, jer ne postoji jedna osoba koja može kontrolirati pristup osjetljivim podacima.
Nadalje, veća je šansa pronalaska krivih i dupliciranih dokumenata, jer njihov sadržaj ovisi o uredu u kojem se nalaze. Ako se radi o digitalnim datotekama, rizik od gubitka informacija je iznimno velik: kvar uređaja na kojem se datoteka nalazi znači da su podaci koje je ista sadržavala nepovratno izgubljeni.
Zaključak
Decentralizirani sustav ima mnogo više nedostataka nego prednosti. Otežava suradnju, usporava rad i povećava broj učinjenih pogrešaka. Iako je u nekim tvrtkama decentralizacija dio “tradicije”, za bolji uspjeh potrebno ju je ostaviti u prošlosti. Prelazak na centralizirani sustav je moguć, a uz pravog partnera je također brz, jednostavan i uspješan.
Kontaktirajte nas već danas kako biste saznali sve o našem sustavu za centraliziranje podataka – Centrix2!
O Omega Software
Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših usluga implementiramo i Smart City rješenja koja pomažu poboljšati gradsku infrastrukturu i smanjiti javne troškove Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
Pročitajte više o nama.
