U današnje vrijeme je sve popularniji takozvani “ured bez papira”. Ured bez papira je poslovno okruženje u kojem se korištenje papira svelo na minimum, u korist digitalnih dokumenata. Proces pretvaranja papirnate dokumentacije u elektroničke datoteke se naziva digitalizacija, koja je zahvaljujući modernim tehnologijama postala brz i jednostavan proces.
Iako ideja digitalizacije postoji otkad postoje kompjuteri, puno tvrtki i organizacija se i dalje oslanja na papirno poslovanje. Ipak, bespapirno poslovanje ima mnogo koristi, kako za okoliš, tako i za svaku organizaciju koja ga uvede. U ovom ćemo članku predstaviti nekoliko prednosti digitalizacije putem Centrix softvera za upravljanje poslovanjem u javnim upravama.
1. Ušteda na prostoru
Ako se dokumenti čuvaju u papirnatom obliku, potrebno je osigurati dovoljno prostora za njihovo spremanje. Od samih prostorija – skladišta, do polica i registratora, papir zauzima puno prostora koji bi se mogao iskoristiti za druge namjene. Posebno, neki se dokumenti spremaju u registratore iako im se nakon toga pristupa samo još jednom: u trenutku uništavanja.
Određeni se dokumenti moraju, iz zakonskih ili drugih razloga, čuvati u papirnatom obliku. No, za sve ostale, najbolje je rješenje digitalizacija. Dokumenti se tako mogu spremati unutar Centrixa, koji zauzima puno manje prostora u odnosu na spremišta za papirnate dokumente.
2. Ušteda na vremenu
Papirnate dokumente treba uredno posložiti i spremiti kako biste ih mogli pronaći kada vam zatrebaju. Posao organiziranja, a posebno traženja dokumentacije oduzima puno vremena zaposleniku, koji bi umjesto toga mogao raditi na produktivnijim stvarima.
Digitalizacijom poslovanja, svi su dokumenti spremljeni u središnju bazu podataka Centrixa. Dokumentima se pristupa iznimno brzo i jednostavno, putem pretrage unutar softvera, te na taj način zaposlenici imaju više vremena baviti se svojim konkretnim poslovima.
3. Ušteda novaca
Prelaskom na Centrix i digitalno poslovanje, značajno ćete uštedjeti. Smanjit će se troškovi za nabavu papira i tonera, za održavanje printera i za slanje dokumenata poštom. Prostori koje ste uzeli u najam za spremanje papirnatih dokumenata vam neće više biti potrebni.
Skladišta u vašem vlasništvu ćete moći prenamijeniti, ovisno o vašim potrebama. Zaposlenici će moći biti brži i produktivniji u svakodnevnim poslovima, jer će im svi potrebni dokumenti biti na dohvat ruke unutar softvera.
4. Sigurnost
Sigurnost i tajnost dokumenata je od iznimne važnosti za svako poslovanje, a posebno u javnoj upravi. Javna uprava obrađuje mnogo predmeta koji često sadrže osobne podatke ili druge podatke koji moraju ostati tajni. Zbog toga Centrix omogućava definiranje protokola pristupa, kako bi predmetima mogli pristupiti samo autorizirani korisnici. Također, korisnici mogu pratiti promjene u dokumentima, na način da znaju tko ih je unio i kada.
5. Zadovoljni korisnici i građani
Ured bez papira olakšava posao zaposlenicima, koji ne moraju trošiti vrijeme na potragu za potrebnim dokumentima. Time se izbjegava frustracija, a predmeti se rješavaju na vrijeme. Isto tako, građani su zadovoljniji radom digitalizirane uprave koja ne mora od njih zahtjevati osobni dolazak i predaju papirnatih dokumenata.
Takva uprava će na njihove upite odgovoriti odmah, a njihove probleme riješiti u kraćem roku nego što je to slučaj kod papirnatog poslovanja.
Zaključak
Ured bez papira je ured budućnosti. Iako zakon zahtjeva posjedovanje papirnatog oblika nekih dokumenata, za sve ostale je digitalizacija odličan odabir. Digitalizacijom dokumenata štedite na prostoru za pohranu dokumenata i na vremenu potrebnom za sortiranje i traženje istih. Time se štedi i novac, korisnici su zadovoljniji, a dokumenti sigurniji. Ako vas zanima prelazak na digitalno poslovanje, Centrix program za upravljanje uredskim poslovanjem je idealno rješenje. Kontaktirajte nas već danas!
O Omega Software
Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših rješenja implementiramo Centrix2 – suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje uredskim poslovanjem. Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
Pročitajte više o nama.
