U svrhu digitalizacije uredskog poslovanja, Vlada Republike Hrvatske na sjednici održanoj 1. srpnja 2021. donijela je novu Uredbu uredskog poslovanja koja prema članku 3. nalaže da:
- Javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama komuniciraju primarno digitalno.
- Javnopravna tijela dužna su međusobno povezati svoje informacijske sustave uredskog poslovanja i službene evidencije.
Novi pojmovi
Kako bi došlo do potpune digitalizacije, uvodi se niz novih pojmova:
- Informacijski sustav uredskog poslovanja kao temelj za digitalno uredsko poslovanje
- Elektronički potpis kao zamjena za vlastoručni potpis
- Elektronički pečat kao zamjena za fizički pečat
- Jedinstveni identifikator pismena je skup podataka koji jedinstveno identificira sva pismena na razini Republike Hrvatske
- Optičko prepoznavanje teksta svih skeniranih pismena
- Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela je popis svih obveznika Uredbe i služit će kao temelj za povezivanje informacijskih sustava uredskog poslovanja.
- Servis za očuvanje vjerodostojnosti i dokazivosti će osigurati trajnu i nepromjenjivu evidenciju svih poslovnih događaja koji prate životni ciklus predmeta i pismena
Primjeri promjena poslovnih procesa koje donosi nova Uredba digitalizacije uredskog poslovanja navode se u:
- evidentiranju pismena u informacijskom sustavu uredskog poslovanja
- elektronički primljena pismena evidentiraju se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja i ne ispisuju se
- ukidanje knjige primljene pošte te uvođenje nove evidencije samo za rizične pošiljke
- ukidanje urudžbenog broja te uvođenje brojčane oznake te jedinstvenog identifikatora pismena
- sve službene osobe javnopravnog tijela imaju pristup informacijskom sustavu uredskog poslovanja
- prije potpisa akt u informacijskom sustavu uredskog poslovanja potvrđuju sve službene osobe koje sudjeluju u njegovoj izradi po hijerarhiji
- na akte se stavlja napredni elektronički potpis.
Uloga informacijskog sustava uredskog poslovanja
Uredbom je definirano što informacijski sustav uredskog poslovanja mora činiti svojim djelom:
- Omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u digitalnom obliku
- Omogućiti povezivanje i razmjenu podataka s drugim informacijskim sustavima (npr. NIAS, OIB sustav)
- Omogućavanje povezivanja i razmjene podataka sa ZUP IT sustavom.
- Ispunjavati sigurnosne zahtjeve propisa kojim se uređuju organizacijski i tehnički standardi povezivanja na državnu informacijsku infrastrukturu
- Omogućavanje nepromjenjivosti i cjelovitosti skeniranog dokumenta i popratnih podataka korištenjem adekvatne informacijske opreme
Informacijski sustav uredskog poslovanja definiran je u sklopu standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja koji ga definira kao SEUP – Sustav elektroničkog uredskog poslovanja.
U cijeloj priči nove uredbe uredskog poslovanja pomaže Centrix2.
Što je Centrix2 i što omogućuje?
Centrix2 je sustav elektroničkog uredskog poslovanja (SEUP), a podržava i omogućava potpunu digitalizaciju procesa uredskog poslovanja sukladno novoj Uredbi o uredskom poslovanju i pripadnoj standardnoj tehničkoj specifikaciji informacijskog sustava uredskog poslovanja.
Centrix2 čine:
- Obavezni modul evidencije, obrade i otpreme predmeta i pismena
- Opcionalni modul koji čine urudžbiranje elektroničke pošte, integracija sa ZUP it sustavom, optičko prepoznavanje, elektronički potpis, integracija sa sustavom Pismohrane, povjerljivi urudžbeni zapisnik, Modul N
- Usluge od povjerenja – ePotpis koji čine državno potpisno rješenje, FINA web ePotpis, AKD ePotpis
Funkcionalnost SEUP-a očituje se u povećanju broja postojećih funkcionalnosti s 27 na 60, uz bitnu napomenu kako navedene stavke ne obuhvaćaju sve postojeće funkcionalnosti Centrix2 sustava.
Navedene su samo funkcionalnosti definirane putem standardne tehničke specifikacije SEUP-a. Centrix2 nudi i niz dodatnih funkcionalnosti koje pružaju dodatnu podršku procesima uredskog poslovanja i procesima upravljanja dokumentacijom.
Pet koraka usklađivanja
Definirano je pet koraka za usklađivanje s novom Uredbom, a koraci usklađivanja su:
- Nadogradnja postojećih modula – implementacija i nadogradnja postojećih Centrix2 modula (npr. sučelje)
- Implementacija novih modula – koji podržavaju procese definirane novom Uredbom
- Edukacija djelatnika – o promjenama koje donosi nova Uredba i za rad u novim modulima
- Puštanje sustava u produkciju – postavljanje nove verzije Centrix2 i novih modula u produkcijski rad
- Podrška u početku rada – podrška djelatnika prema novoj Uredbi i s novim modulima
Zaključak
Centrix2 je savršen odgovor na moderne probleme uredskog poslovanja jer olakšava digitalizaciju te pridonosi kvaliteti povezanosti javnopravnih tijela s fizičkim i pravnim osobama.
Uz Centrix2 te detaljnu analizu i kvalitetnu provedbu plana digitalizacije uredskog poslovanja za Vas ne postoje prepreke.
Želite li unaprijediti svoje poslovanje, javite nam se s povjerenjem.
