Rokovi? Ma za to Centrix brine!
Upravljanje rokovima zahtjevan je i opsežan posao, ali srećom moguće ga je raditi pametnije. Centrix sustav u tome može uvelike pomoći.
Upravljanje rokovima za većinu nas oduvijek je bila jedna od najvećih boljki. Rokovi su promjenjivi, kratki, hitni, zavisni o nizu nestabilnih faktora i često neočekivanih promjena. Praćenje rokova vrlo često pretvara se u skupu noćnu moru jer ponekad i jedan mali propust može uzrokovati lančanu reakciju koju je teško zaustaviti jednom kada započne.
Hrvatske ceste odlučile su ovome stati na kraj. Tijekom 2019. godine proveden je projekt implementacije sustava Centrix. Centrix je suvremeno rješenje za upravljanje dokumentacijom i pripadnim procesima te omogućava jednostavno i učinkovito automatsko praćenje kompletnog uredskog poslovanja uključujući i praćenje rokova procesa i pripadajuće dokumentacije. Centrix je sustav koji posjeduje ISO 15489 certifikat koji jamči sukladnost i poštivanje najboljih svjetskih normi postavljenih na sustave i procese za upravljanje dokumentacijom i popratnim procesima i rokovima.
Projektom implementacije Centrix rješenja osigurano je standardizirano i cjelovito upravljanje cjelokupnom dokumentacijom Hrvatskih cesta, te je omogućeno praćenje rokova na razini najzastupljenijih poslova organizacije. Praćenje rokova putem Centrixa implementirano je na dva ključna tipa dokumentacije: ugovore i račune.
Praćenje rokova ugovora prvenstveno se odnosi na ugovore za održavanje državnih cesta. Postoji niz faktora koji mogu utjecati na ugovorene rokove održavanja. Glavni je produženje roka potpisivanjem aneksa u slučaju opravdanih objektivnih uzroka. Međutim postoje i neki dodatni faktori koji mogu utjecati na rok ugovora i koji su istim predviđeni, a ne zahtijevaju potpisivanje aneksa. Praćenje svih uzroka koji mogu utjecati na rok ugovora zahtjevan je i često značajno otežan posao jer informacije o tome dolaze iz različitih izvora na različite osobe.
Centrix rješenje omogućava svim ključnim sudionicima u provođenju i praćenju izvršenja ugovora da na jednostavan i centraliziran način poprate svaki aneks i faktor koji utječe na pomicanje roka ugovora. Osim toga omogućava i automatsko praćenje nesukladnosti između ugovora i popratne dokumentacije (npr. garancije) kako bi se smanjio rizik od potencijalnih gubitaka.
Praćenjem svih ključnih faktora koji utječu na rok ugovora i rokove popratne dokumentacije omogućava nadležnim djelatnicima kompletni pregled statusa svih aktivnih ugovora putem samog Centrix rješenja, ali i u obliku pravodobnih email obavijesti o približavanju isteka rokova ili nesukladnostima u roku ugovora i popratne dokumentacije. Na ovaj način osigurano je da svatko uključen u proces ima uvid u jednoznačne i pravovremene informacije.
Praćenje rokova računa podržano je procesom za upravljanje e-računima. Početkom srpnja ove godine Hrvatske ceste, i sukladno time svi izvođači pod ugovornom obvezom po javnoj nabavi, postali su obveznikom slanja i zaprimanja e-računa.
S obzirom na količinu, kompleksnost i opsežnost računa koje Hrvatske ceste zaprimaju (npr. situacije i svi popratni prilozi) odlučeno je da će se proces obrade svih ulaznih, od zaprimanja do likvidature, računa u potpunosti digitalizirati kako bi se smanjili rizici prekoračenja rokova i gubitaka.
Proces obrade e-računa započinje automatskim preuzimanjem istih iz FINA-e kako bi se izbjegli bilo kakvi propusti i kašnjenja u samom početnom koraku. Jednom preuzeti računi automatski se evidentiraju u Centrix rješenje koje ih temeljem broja ugovora odmah prosljeđuje na obradu odgovornim osobama na odgovarajućoj lokaciji Hrvatskih cesta. Računi su za provjeru dostupni odmah po evidenciji, nema potrebe za slanjem računa između lokacije što je često bio mukotrpan i dugotrajan posao.
Svaki korak provjere ispravnosti i odobrenja ili odbijanja prihvaćanja pojedinog računa prati se i evidentira u Centrix rješenje. Odgovorne osobe pri izvršenju provjere računa u Centrix rješenju imaju pristup i svoj popratnoj dokumentaciji koja je neophodna za provjeru ispravnosti i validnosti samog računa, te nema više potrebe za traženjem dokumentacije i u potpunosti je uklonjen rizik od gubitka iste.
Automatskim zaprimanjem i praćenjem svakog koraka obrade e-računa osigurava se i automatsko praćenje roka po svakom pojedinom e-računu. Time je omogućeno izvještavanje nadležnih osoba o potencijalnim kašnjenjima ili uskim grlima u obradi pojedinog e-računa, čime se osigurava maksimalno smanjenje rizika od prekoračenja zakonskih rokova za likvidaturu i isplatu računa.
Uvođenje Centrix rješenja donijelo je niz prednosti, te je pozitivno utjecalo na produktivnost i brzinu obrade i reakcije na kritične poslovne i zakonske rokove. Djelatnici se sada mogu fokusirati na srž poslovanja, a praćenje rokova prepustiti Centrixu.
