Metrike by DPO

2 kolovoza, 2023
Metrike by DPO

Pitali smo DPO tim na čemu rade u zadnje vrijeme i što nam dalje spremaju, a iz razgovora s članovima DPO tima saznali smo da se bave metrikama. Što, kako i zašto mjere, saznajte u nastavku. ?

Što su to agilne metrike, kako se razlikuju od drugih metrika i čemu nam služe? 

Agilne metrike fokusiraju se na vrijednost i ishode (engl. Outcome), dok su se tradicionalne metrike više fokusirale na rezultat u vidu količine (engl. Output). Agilnim metrikama uravnoteženo pokrivamo četiri aspekta poslovanja: kvalitetu, odziv, vrijedne ishode i poboljšanja.  

Agilne metrike pratimo jer odražavaju i podržavaju napredak tima i organizacije u agilnosti i poslovanju općenito. Pridonose transparentnosti i pregledu situacije i omogućavaju praćenje trendova i promjena u trendovima. To su sve preduvjeti za pravovremeno i adekvatno djelovanje i prilagodbu, u agilnom rječniku poznati inspect & adapt.  

Važno je istaknuti da nam metrike neće odmah reći što radimo dobro, a što bismo trebali promijeniti i gdje je uzrok, već služe kao pokazatelji promjene trenda (engl. pattern change) – kao crvena ili zelena zastavica. Na nama je dalje da uočimo tu zastavicu i uzimajući u obzir kontekst napravimo analizu uzroka i djelujemo u skladu s onime što otkrijemo. Bez konteksta metrike su samo podaci, a tek u kontekstu metrike dobivaju vrijednost i postaju informacije

Puno je toga što se može pratiti i mjeriti. Kako se odlučiti? Koje metrike ste odabrali i zašto? 

Puno je toga što možemo mjeriti, no i ovdje vrijedi “manje je više“, stoga se treba oduprijeti iskušenju da se mjeri i prati sve što se može izmjeriti. Bolje je krenuti s par metrika (2-4) dok se uhoda praksa mjerenja i korištenja rezultata pa se kasnije unaprjeđuje s novim metrikama i po potrebi odbacuju one metrike koje više nisu relevantne. 

Kod odabira je važno znati zašto nešto mjerimo i voditi računa da se metrike međusobno nadopunjuju i uravnotežuju kako bismo ujednačeno pokrili relevantna područja poslovanja. Isto tako je bitno odvažiti se i krenuti s nečim pa po putu dalje prilagođavati. Tako smo se za početak odlučili za dvije metrike: 

1) Cycle time za praćenje odziva i  

2) stupanj usvojenosti procesa za osiguranje kvalitete.  

Želimo brzo odgovarati na potrebe klijenata i istovremeno osigurati kvalitetu usluge i proizvoda koje stvaramo.  

Što je zapravo Cycle Time i zašto ga pratiti? 

Cycle Time je prosječno vrijeme proteklo od početka rada na nekom zadatku (englWork item) do završetka u nekom periodu (npr. 20 dana). Potrebno ga je razlikovati od Lead Timea s kojim se često nadopunjuje i čiji je sastavni dio, a koji se računa od početne ideje ili zaprimljenog zahtjeva do isporuke i početka korištenja. Pojednostavljeno na primjeru restorana, Lead Time je vrijeme otkad konobar zaprimi narudžbu do kad posluži jelo gostu na stol, a Cycle Time je vrijeme otkad kuhar počne kuhati do kad ga završi. 

Cycle i Lead Time su odlični pokazatelji agilnosti, što su oni kraći to brže stvaramo vrijednost za naše korisnike tj. to je veći odziv i brže odgovaramo na potrebe naših klijenata. U okruženju u kojem agilnost nije do kraja zaživjela (tzv. Zombie Scrum) ti vremenski pokazatelji su znatno duži nego u okruženju u kojem je agilni pristup radu uhodan (tzv. Zdravi Scrum).  

Osim toga, Cycle Time je koristan input za timsku retrospektivu sprinta i identifikaciju prepreka (engl. Impediment), a posebno za prepoznavanje ponavljajućih sustavnih prepreka. U oba slučaja potrebno je sustavno pristupanje kako bi otklonili prepreke i osigurali preduvjete potrebne za skraćivanje Cycle Timea i bržu isporuku vrijednosti. 

Kako izgleda uvođenje jedne metrike kao što je Cycle Time? Što je potrebno napraviti? 

Prvo smo krenuli s edukacijom i upoznavanjem s metrikama općenito, i sa Cycle Timeom i usvojenosti procesa specifično. Tu smo već dobili ideje i prijedloge iz tima Portali za daljnje dorade i automatizacije procesa na Azure Devops. Cycle Time pratimo pomoću Azure DevOps widgeta koji omogućuju grafički prikaz podataka (scatter plot diagram), gdje smo za potrebe točnijih podataka razradili mogućnosti koje nam nudi automatizacija promjene statusa taskova iz kojih se uzimaju inputi za Cyle time. Na taj način smo rasteretili timove ažuriranja statusa osim čistog minimuma i istovremeno osigurali čiste podatke za praćenje Cycle Timea. Dosta smo se bavili interpretacijom podataka i analizama na koji način se računa Cycle Time za pojedini zadatak o čemu će biti više govora kasnije. 

Druga metrika koja se prati je usvojenost  procesa. Zašto je ona važna? Kako ju procjenjujete? 

Prakticiranjem standardiziranih procesa osiguravamo kvalitetu i vrijednost proizvoda. Kako bismo osigurali da je ono što stvaramo vrijedno i korisno potrebno je voditi računa o tome kako radimo tj. o procesima i praksama. Da bismo ih mogli procijeniti bilo je potrebno identificirati relevantne indikatore koji pokrivaju karakteristike ključnih procesa tj. napraviti listu za provjeru (englChecklist).  

Lista za provjeru sastoji se od niza tvrdnji i pitanja pomoću kojih timovi zajedno sa Scrum Masterom ili članom DPO tima procjenjuju stupanj usvojenosti pojedinog procesa i povezanih praksi. Na taj način osiguravamo da su procesi usvojeni na odgovarajućoj razini i u skladu sa standardima kvalitete te identificiramo područja za daljnja unaprjeđenja i dizanje kvalitete

Što vam predstoji dalje? Što planirate? 

Trenutno procjenjujemo usvojenost procesa s timovima. Nakon prikupljanja svih rezultata i analize, odredit ćemo prioritete za unaprjeđenje u narednom periodu od pola godine i ponovo snimiti stanje. Osim toga, ažurirat ćemo postojeće pokazatelje za procjenu usvojenosti procesa i osmisliti pokazatelje za druge relevantne procese i prakse. 

Što se tiče Cycle Timea, nakon što smo razradili proces i preduvjete na Azure DevOpsima, dalje radimo na unaprjeđenju praksi za koje znamo da su čimbenici koji utječu na sam Cycle Time: razrada i priprema posla, identifikacija i rješavanje prepreka, ograničavanje posla na kojem se paralelno radi (engl. Work in progress), ali i ažurnost statusa zadatka. Na retrospektivama se osvrćemo na Cycle Time, analiziramo informacije i interpretiramo dostupne podatke.