Digitalni ured je poslovno okruženje u kojem su podaci digitalizirani, tj. čuvani u digitalnom obliku. Digitalni ured ne mora nužno biti ured bez papira: neki se dokumenti mogu i dalje čuvati u papirnatom obliku. No, digitalni ured je prvi korak prema stvaranju ureda bez papira. Uz to, još neke značajke digitalnog ureda su korištenje tehnologije u velikoj većini poslova, dijeljenje informacija i suradnja, veća neovisnost zaposlenika i bolja ravnoteža između poslovnog i privatnog života. Ipak, mnogi su i danas skeptični prema digitalnom uredu, a posebno prema povećanju produktivnosti koji je naveden kao najveća prednost prelaska na digitalni ured. U nastavku ćemo objasniti koje su prednosti prelaska na digitalni ured i je li skepsa prema istome – opravdana.
1. Smanjenje troškova
Kako smo već rekli, u digitalnom uredu su dokumenti u pravilu digitalizirani. To znači da ne postoje u fizičkom obliku, na papiru, već samo kao datoteka na serveru. U ovom smislu, moguće je uštedjeti na više načina. Nije potrebno kupovati papir i tonere za printanje dokumenata, niti kupovati ili iznajmljivati te redovno servisirati printere. Također na ovaj način štedite na prostoru jer vam više ne trebaju ogromne arhive za čuvanje dokumenata. Uz to, odabirom SaaS platforme ne trebate veliki IT tim za upravljanje serverima.
2. Bolja suradnja
U digitalnom uredu svaki je odjel povezan, stoga radnici mogu lako surađivati. Uz razne alate za suradnju, zaposlenici mogu međusobno komunicirati te na taj način u kratkom roku dobiti informacije koje im trebaju. Ako razni odjeli surađuju na istom projektu, sve informacije o stanju istoga će im biti na dohvat ruke, u bilo kojem trenutku. Kvalitetnija suradnja znači veće zadovoljstvo zaposlenika i brže rješavanje radnih zadataka.
3. Veća produktivnost
Korištenjem tehnologija koje pruža digitalni ured, možete automatizirati obavljanje zadataka koji se ponavljaju. Tako će djelatnici biti zadovoljniji i produktivniji, jer će se moći posvetiti zahtjevnijim zadacima i rješavanju problema. Također, digitalni alati omogućavaju djelatnicima obavljanje više zadataka u manje vremena. Konačno, digitalni ured može osloboditi vaše IT stručnjake: korišteni program je jednostavan te djelatnici mogu sami uklanjati pogreške, IT tim se može fokusirati na bitnije zadatke.
4. Bolji rad s korisnicima
U digitalnom uredu se podaci svih korisnika i klijenata nalaze spremljeni u digitalnim datotekama. Zbog toga su odmah dostupni vašim djelatnicima, koji ne moraju više provoditi sate tražeći relevantne podatke po arhivama. Time se ubrzavaju i svi drugi postupci, a korisnici potrebne informacije i/ili dokumentaciju dobivaju puno brže. Povećat će se zadovoljstvo djelatnika, koji će time postati kvalitetniji i ugodniji u radu s korisnicima, te će posljedično i korisnici biti zadovoljni.
5. Sigurnost
Podaci čuvani na papirnatim dokumentima lako mogu dospjeti u krive ruke. Nije jednostavno pratiti pristup fizičkim arhivama – u pravilu je moguće imati evidenciju pristupa samoj arhivi, ali teško je znati točno kojim je dokumentima osoba pristupila. Također, fizički dokumenti su podložni oštećenjima i uništenju. Digitalni ured je u puno sigurniji. Datoteke su zaštićene na način da svakoj može pristupiti samo određeni djelatnik, koji je autoriziran. Dodatno, svaka je datoteka spremljena dvaput, kao original i kao backup kopija. Stoga, ako se original ošteti ili uništi, podaci nisu izgubljeni.
Zaključak
Prelaskom na digitalni ured, moći ćete uživati u svim gore navedenim pogodnostima. Uštedjet ćete, povećati zadovoljstvo svojih zaposlenika i korisnika, te ubrzati i pojednostaviti radne zadatke. Odabirom Centrixa dobit ćete program koji će vam pružati sve navedeno, i mnogo više. Za više informacija o Centrixu, kontaktirajte nas već danas.
O Omega Software
Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših rješenja implementiramo Centrix2 – suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje uredskim poslovanjem. Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
