Tanja Pavetić najavljuje novu Uredbu o uredskom poslovanju – mini intervju!

26 srpnja, 2022
Tanja Pavetić - Uredba o uredskom poslovanju

Našu Tanju Pavetić nije potrebno posebno predstavljati, direktorica je sektora poslovnog razvoja, magistra ekonomije i MBA, te naš kućni ekspert i „guru“ poslovne administracije. S Tanjom smo odlučili malo popričati o najbitnijim elementima nove uredbe o uredskom poslovanju, koja na snagu stupa 1. siječnja sljedeće godine.

Tanja, što je to „Uredba o uredskom poslovanju“?

Pojednostavljeno, Uredba o uredskom poslovanju je dokument koji propisuje kako tijela državne i javne vlasti rukuju s dokumentacijom. Naizgled se može činiti kako je to jedan od stotina drugih propisa i pravila, no u svojoj suštini to je ključni dokument, svojevrsna „biblija“ postupanja s dokumentacijom i uopće definiranjem načina i procesa na koji državna i javna uprava posluju. Građani i pravne osobe susreću se s Uredbom uglavnom kroz upravne predmete i dobro poznate urudžbene brojeve i klase, no u pozadini toga se nalaze strogo definirani procesi i pravila postupanja. Smatram da je upravo Uredba o uredskom poslovanju jedan od najbitnijih ako ne i najbitniji dokument kroz čiju se provedbu velikim dijelom ogleda i mjeri kvaliteta rada državne i javne uprave.

Koje su to novosti koje predviđa nova uredba o uredskom poslovanju?

Nova Uredba unosi mnogobrojne novosti, no svakako najbitnija od njih je odredba da svi novonastali dokumenti primarno moraju biti u digitalnom obliku (uz rijetke izuzetke). U svijetu u kojem smo okruženi računalima to se možda čini jednostavnom i očiglednom instrukcijom, no ona će doista temeljito izmijeniti način na koji državna i javna uprava funkcionira, komunicira ili razmjenjuje dokumente s građanima i pravnim osobama.

Kako, možemo li dobiti koji konkretni primjer?

Naravno, upiti, zahtjevi ili postupci koji se vode pri državnoj upravi moraju se voditi digitalno, to znači da više neće biti glasovitih žutih košuljica. Svaki, primjerice upit, koji dolazi u tijelo javne vlasti će biti digitaliziran i unesen u sustav uredskog poslovanja, te od tog trenutka na dalje, on u cijelosti putuje unutar i između institucija isključivo digitalno. Prevedeno, to znači da se u svakome trenutku točno zna gdje se koji predmet nalazi i u kojoj je fazi dovršenosti, to znači da će svaki predmet trenutno biti dostavljen na sljedeću stepenicu u svom poslovnom procesu, a u času kada će predmet biti dovršen, neovisno da li se radi o jednostavnom dopisu s odgovorom na upit, ili složenom dokumentu poput građevne dozvole ili nekog rješenja nastalog kroz upravni postupak, istoga će trena biti dostavljen stranci.

OK, no kako će se to odraziti na građane i pravne subjekte, kako će oni „profitirati“ iz nove Uredbe?
Najočitija razlika će biti brzina kolanja predmeta i pismena, ne samo kroz instituciju koja obrađuje predmet nego i u razmjeni podataka s drugim institucijama. Do sada, ako je jedno državno tijelo tražilo neki podatak od drugog tijela, morali su napisati odgovarajući dopis ili zahtjev, potom ga ispisati, ovjeriti i poštom ili na drugi način dostaviti drugome tijelu na odlučivanje ili postupanje. Nova Uredba propisuje u cijelosti digitalnu razmjenu takvih dokumenata, a to je pak pretpostavka za daljnju automatizaciju mnogobrojnih procesa. Osim toga, u digitalnom „workflowu“ nije moguće izgubiti dokumente, oni ne mogu „pasti iza stola“ ili biti „zadržani u ladici“, a svaki pokušaj preskakivanja redoslijeda rješavanja će biti lagano uočljiv.

Hoće li država, građani ili pravne osobe uštedjeti primjenom nove Uredbe o uredskom poslovanju?

Naravno da hoće, ne govorimo ovdje samo o uštedi na poštanskim troškovima ili vremenu koje su dokumenti kolali institucijama, a koje će sasvim sigurno biti značajne (ponekad, predmeti u internoj pošti kod većih institucija znaju putovati nekoliko dana). Automatizacija razmjene podataka, koja će tek sada doista biti dostupna, otvoriti će vrijeme državnim službenicima da daleko veći dio svojeg vremena utroše na rješavanje merituma predmeta, a manji na puko administriranje, prebrojavanje košuljica ili evidentiranja raznih procesnih radnji koje su morali obaviti u rješavanju nekog predmeta. Uredba će posredno omogućiti i bolje praćenje i mjerenje učinkovitosti rada administracije, te ima potencijala podići razinu transparentnosti poslovanja državnih i javnih tijela.

Koja je uloga Omega softwarea u primjeni nove Uredbe i kako Omega može pomoći?

Omega software je dugogodišnji tržišni lider u uredskom poslovanju sa svojim proizvodom Centrix. Vodeći smo po bilo kojem kriteriju kojeg možemo zamisliti, neovisno da li je riječ o broju institucija koje koriste Omegina rješenja, broju dokumenata koji kolaju našim Centrix sustavima uredskog poslovanja, broju i raznolikosti poslovnih procesa koje Centrix svakodnevno rješava, ili po broju službenika koji koriste naše rješenje. Naše iskustvo i ekspertiza je korištena i za definiranje tehničkih parametara i specifikacije sustava za automatsku digitalnu razmjenu dokumenata između različitih tijela državne i javne vlasti. Dvadeset godina uloženih u razvoj Centrixa omogućili su nam da sagradimo sustav uredskog poslovanja koji je dorastao i s lakoćom odrađuje najsloženije upravne procese naših najvećih ministarstava, županija ili gradova. Istovremeno smo uspjeli zadržati cjenovnu konkurentnost i jednostavnost za korištenje i u malim općinama ili drugim malim obveznicima uredbe o uredskom poslovanju, bez obzira da li se radi o instalacijama Centrixa „on premise“ u prostorijama institucije, ili u oblaku. Istovremeno, sustav je dizajniran da bude uvijek i svugdje dostupan, od toga da ga službenik može koristiti od kuće, ili uz pomoć mobilnog pametnog telefona s terena.