ERP sustavi su rješenja pomoću kojih tvrtke lakše upravljaju svojim poslovanjem. U početku su bili namjenjeni velikim proizvodnim tvrtkama, no u zadnje vrijeme sve više srednjih i malih tvrtki se odlučuju za implementaciju ERP-a. Svaka tvrtka može koristiti ERP te se općenito to i preporuča. S druge strane, implementacija ERP-a je proces koji troši vrijeme i resurse. Stoga je potrebno upitati se: treba li mojoj tvrtki ERP?
Treba li vaša tvrtka ERP?
Odgovor na to pitanje je lako pronaći. Svaka tvrtka mora redovito analizirati svoje sustave i procese, kako bi procijenila pomažu li ili odmažu poslovanju. Ako su sustavi stari i neadekvatni, a procesi spori i neefikasni, potrebno je pronaći novo rješenje koje neće sabotirati vaše aktivnosti. Konkretno, promjena vam je potrebna ako vam se neke od sljedećih stvari redovito događaju u tvrtki:
- Koristite zasebne dokumente ili programe koji se moraju manualno ažurirati i često nisu usklađeni
- Teško pristupate informacijama
- Svakodnevni zadaci oduzimaju puno vremena i nepotrebno su komplicirani
- Stopa pogrešaka je visoka
- Vaš IT tim provodi najviše vremena popravljajući stari sustav, koji ne podržava nove tehnologije
Implementacija ERP-a može zahtjevati veliku investiciju, ali budući da rješava gore navedene probleme i poteškoće, često se uloženi iznosi brzo i vrate.
Koje su koristi ERP sustava?
Svaki ERP donosi posebne pogodnosti, ovisno o industriji kojoj je namijenjen. No, sva rješenja imaju određene univerzalne koristi za tvrtke. Neke od koristi su:
- Smanjenje troškova kroz automatiziranje određenih zadataka te jednostavno otkrivanje i prepravljanje neefikasnih postupaka
- Sve su informacije dostupne korisnicima na jednom mjestu, lako ih je pronaći, a timovi lakše surađuju
- Smanjenje rizika i ljudskih grešaka automatiziranjem manualnih zadataka i izvješćivanja
- ERP pomaže u analizi i razumijevanju poslovnih podataka, što olakšava donošenje informiranih odluka
- ERP sustavi čuvaju vaše podatke i koriste sigurnosne protokole za zaštitu vaše tvrtke od opasnih napada
- ERP sustavi odgovaraju većini tvrtki takvi kakvi jesu, no istovremeno su fleksibilni te ih je moguće prilagoditi vašim potrebama.
Zašto implementacije ERP-a ne uspiju?
Kada odlučite implementirati ERP, bitno je zapamtiti da taj postupak može završiti neuspjehom, kao i svaki drugi projekt. Kako biste to izbjegli, potrebno je obratiti pažnju na potencijalne probleme koji se mogu pojaviti prije ili tijekom implementacije.
Prije samog planiranja projekta, bitno je dobiti odobrenje jednog ili više članova uprave. No, samo odobrenje nije dovoljno: osoba koja odluči preuzeti na sebe odgovornost za projekt mora biti angažirana i zainteresirana. Član uprave koji nema vremena se posvetiti projektu, ne vjeruje u cilj projekta ili njegovu uspješnost, ili smatra da je ERP nepotreban, često uzrokuje propast projekta implementacije ERP sustava.
Budite oprezni pri odabiru ERP sustava. Danas je izbor velik, puno je proizvođača i proizvoda na tržištu. Ipak, to ne znači da će baš svaki ERP biti dobar odabir za vašu tvrtku. Usporedite opcije, analizirajte karakteristike svakog sustava, komunicirajte s ponuditeljima. Ako odaberete ERP koji ne odgovara vašem poslovanju, uložit ćete vremena i truda u sustav koji će vam potencijalno stvarati probleme.
Pravovremeno započnite s planiranjem implementacije: nemojte se naći u situaciji da morate žuriti sa sastavljanjem plana. Implementacija ERP-a je kompliciran postupak koji zahtjeva potpunu posvećenost te značajno ulaganje resursa. Ako preskočite ovaj korak ili pokušate isplanirati cijeli projekt u prekratkom vremenu, rizici su veliki. Može vam se dogoditi da odaberete pogrešnog partnera, da zanemarite bitne stavke, da krivo procijenite troškove. Pažljivo se posvetite planu i uzmite si vremena.
Nemojte zanemariti komunikaciju s djelatnicima i kolegama. Uvođenje novosti u tvrtku često uzrokuje negativne reakcije kod radnika. Tako sveobuhvatan projekt kao što je implementacija ERP-a može izazvati bunt i pokušaje usporavanja spomenutog procesa. Jasno objasnite što će se raditi, kako i zašto te dajte mogućnost svojim djelatnicima da podjele svoja mišljenja i preporuke. Time ćete stvoriti pozitivno okruženje za suradnju te dobiti bolji proizvod, koji će odgovarati svačijim potrebama.
Konačno, imajte realistična očekivanja. Sastavite jasan raspored za svaku fazu projekta, s predviđenim troškovima i utrošenom vremenu za svakog djelatnika. Podijelite raspored s partnerima i dionicima kako bi i oni znali što mogu očekivati od projekta i u kojem vremenskom rasponu.
Zaključak
ERP sustavi su nekoć bili rezervirani za velike tvrtke koje se bave proizvodnjom. Danas su to rješenja bez kojih većina tvrtki ne može. Stoga se implementacija ERP-a preporučuje svim tvrtkama, no ne smije se shvatiti olako. Potrebno je pažljivo osmisliti plan, odabrati sustav koji odgovara potrebama tvrtke, iskomunicirati aktivnosti s djelatnicima. Treba uzeti u obzir da je implementacija dugotrajan i kompliciran proces, koji košta. No, unatoč svemu, pogodnosti koje uvođenje ERP-a donosi nadilaze potencijalne negativne faktore. Uz ERP poslovanje je pojednostavljeno, ubrzano, poboljšano. Troškovi uvođenja će vam se višestruko vratiti kroz efikasnije poslovanje. Zaboravite na zapisivanje na papir ili u Excel dokument: uz ERP ćete imati sve pod kontrolom, na jednom mjestu. Ako vas zanima uvođenje ERP-a, Omega software će rado biti vaš partner i voditi vas kroz cijeli proces, kako bi se završio brzo i uspješno. Slobodno nas kontaktirajte.
O Omega Software
Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših rješenja implementiramo i ERP (Enterprise resource planning) rješenje – BGA. Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
Pročitajte više o nama.
