Svakom poslovanju je u interesu optimizirati svoje aktivnosti. Time se štedi vrijeme i novac, a dobiva na kvaliteti pruženih usluga.
Prelazak na ured bez papira iznimno je efikasan način optimiziranja poslovanja: ne trebate više trošiti na papir, registratore, ormare i prostorije za arhiviranje.
Mnoge su tvrtke već prešle na digitalni ured korištenjem softvera za upravljanje poslovanjem, a u ovom ćemo članku proći kroz razloge zašto se i vaše poslovanje treba njima pridružiti.
1. Sigurnost
Kada odaberete držati svoje dokumente u papirnatom obliku, morate uložiti u zaključane ormare i arhive, te primjenjivati pravila o uništavanju dokumenata kako biste osigurali povjerljivost istih.
Čak i uz sve navedeno, ne možete biti potpuno uvjereni da su vaši dokumenti sigurni i tajni. Zato softveri za upravljanje poslovanjem, kao što je Centrix2, osiguravaju povjerljivost primjenom modernih, hi-tech sigurnosnih protokola. Time se uspješno izbjegavaju rizici koji mogu ugroziti poslovanje.
2. Isplativost
Poslovanja koja žele smanjiti troškove te istovremeno nastaviti biti profitabilna i efikasna se okreću uredu bez papira. Naime, papirnata dokumentacija je sve skuplji trošak, a sa sobom donosi i rizike kao što su krađa i gubitak koji se negativno odražavaju na poslovanje.
Eliminacijom papira nije potrebno održavati printere, kupovati tonere i papir, zadužiti radnike za spremanje arhiva i slično. Također, nije potrebno kupovati ili iznajmljivati prostor za arhiv.
3. Poboljšanje poslovnih procesa
Uz pomoć kvalitetnog softvera za upravljanje poslovanjem, djelatnici mogu pregledati, autorizirati i prebaciti informacije jednim klikom.
Tako se ubrzavaju procesi nabave, odobrenja ugovora, zajmova, izvješća o troškovima itd. Isto tako, djelatnici mogu surađivati na projektima na način da istovremeno rade na istim dokumentima. Posao bude prije gotov, a odmah se može dobiti povratna informacija.
4. Olakšani pristup dokumentima
Kada imate digitalni dokument, možete odabrati koji ga korisnici smiju vizualizirati i koristiti, a koji ne. Više korisnika može pristupiti istom dokumentu u realnom vremenu, te svi korisnici vide istu, posljednju verziju dokumenta.
Uz to, digitalnim dokumentima se može pristupiti od svuda: nije potrebno biti fizički u uredu, što je posebno važno u današnje vrijeme rastuće popularnosti home officea.
5. Zadovoljstvo korisnika
Kada su dokumenti digitalizirani, korisnici ne moraju čekati kako bi dobili podatak koji im treba. Jednim klikom djelatnici mogu pronaći sve što traže te ne moraju gubiti sate pretraživajući registratore i arhive.
Uz to, moguće je održavati digitalnu komunikaciju s klijentima te im slati potrebne informacije putem e-maila. Osim što su brz i efikasan način komunikacije, e-mailovi se mogu spremiti kao svaki drugi dokument čime je olakšano pretraživanje povijesti.
6. Zaštita okoliša
Svakodnevno se u svijetu troše ogromne količine papira u poslovanju. To je ne samo veliki trošak za tvrtke, već je i zabrinjavajuće s ekološkog pogleda. Svjesnost ljudskog utjecaja na okoliš raste iz dana u dan, te se hvali i cijeni svaki korak prema većoj održivosti.
Prelaskom na digitalni ured nećete samo napraviti pozitivnu promjenu u korist okoliša, nego ćete i ostvariti značajne uštede.
Zaključak
Prelazak na ured bez papira ima mnoge dobrobiti, za svako poslovanje. Uz to, zahvaljujući softverskim rješenjima kao što je Centrix2, prelazak na digitalni ured je jednostavan i brz.
Želite li unaprijediti svoje poslovanje, javite nam se s povjerenjem.
